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Idolatramos a presença da tecnologia em todos os cantos e recantos do nosso dia – e quando nos deparamos com um obstáculo, nossa vida para.

Ninguém sente mais a dor de cabeça com a tecnologia do que os alunos do ensino superior, que agora estão totalmente acostumados a experiências digitais nítidas e rápidas.

Como uma experiência on-line de alto nível pode aumentar a captação de alunos?

Os alunos investem muita confiança em sua escola, sem falar em tempo e dinheiro. Eles querem sentir que a faculdade ou universidade de sua escolha leva essa responsabilidade a sério. Em 2022, a forma como você gerencia seu site e os processos on-line são fortemente avaliados pelos alunos atuais e futuros, gerando então a captação de alunos.

Aqui estão seis maneiras pelas quais a automação e a digitalização podem ajudar sua escola a atender melhor os alunos e aumentar o número de matrículas.

Aumente a matrícula de alunos automatizando e digitalizando essas 6 áreas principais

Seu site deve oferecer o mesmo nível de serviços de qualidade que os alunos podem receber ao ficar na fila do cartório, do auxílio financeiro ou do escritório de admissões.

Usando automação e outras tecnologias digitais, você pode imitar esse mesmo serviço de luva branca, esteja um aluno em sua residência no campus ou viajando para o exterior.

Admissões

Os aplicativos de admissão passaram por uma transformação digital na última década, usando CRM sofisticado e plataformas de aplicativos online. Essa experiência inicial estabelece uma expectativa com os alunos para a mesma resposta contínua e rápida em todas as suas interações.

1. Transforme todos os formulários em uma experiência online: Dê aos alunos uma experiência digitalizada para cada ponto de coleta de informações. A experiência de admissões não deve começar com a automação e depois ser um gargalo em processos manuais. Na verdade, como os alunos vivem em seus smartphones, você pode até transformar formulários em uma experiência de texto com diálogo bidirecional.
2. Aprimore esses formulários on-line adicionando fluxos de trabalho: depois que um formulário for enviado, encaminhe-o automaticamente para revisões, aprovações ou outras ações entre departamentos e sistemas. Envie e-mails automáticos para confirmações e lembretes.
3. Capture informações via smartphone: 9 em cada 10 pessoas no planeta têm um dispositivo capaz de digitalizar documentos no bolso de trás – as faculdades só precisam da tecnologia certa para manejá-lo. Deixe os alunos contarem com a ajuda de seus smartphones para tirar fotos de documentos e carregá-los diretamente do rolo da câmera em um formulário.

Mais importante ainda, a automação oferece aos alunos uma visão em tempo real do processo de inscrição. Uma plataforma de automação de processos de negócios reúne todas as etapas do aplicativo em um único portal. Cada tarefa é como um portão em uma pista de slalom de esqui – você sabe exatamente quando uma é concluída e qual será a próxima.

Solicitações transitórias e de transferência

Os alunos avaliam as solicitações de transferência como um dos processos de ensino superior mais frustrantes. As solicitações de entrada podem levar semanas ou meses para serem verificadas.

Isso pode atrasar o registro de um aluno em uma aula ou o recebimento da quantia certa de auxílio estudantil.

E isso pode afetar a decisão de um candidato de comparecer se você não for um dos primeiros a fornecer as respostas que eles estão procurando.

Um processo de transferência de crédito ineficaz pode prejudicar a probabilidade de um novo aluno começar sua graduação com você. Alunos que recebem créditos limitados por aulas que fizeram em outra escola têm 2,5 vezes menos chances de permanecer e se formar na sua .

Solicitações de gerenciamento de curso

Existem dezenas de variáveis ​​que podem entrar em conflito quando você está organizando sua programação acadêmica para o semestre. É improvável que o cronograma inicialmente proposto seja executado como está – você provavelmente precisará de uma estratégia para revisar as solicitações de mudança.

Em vez de usar planilhas e pastas de caixa de entrada para fazer o trabalho, conte com a ajuda da automação para lidar com as solicitações de gerenciamento de curso.

Você pode coletar solicitações de emparelhamento de atribuição de sala, alterações de horário e adições de seção. Integre-se ao seu sistema de gerenciamento de cursos para atualizar automaticamente o catálogo assim que um membro do corpo docente aprovar a alteração.

Cadastro e fichas estudantis

Estabeleça regras de negócios para que os sistemas possam aprovar ou negar automaticamente alterações no registro e nos registros dos alunos.

1. Solicitações de inclusão/remoção: Qualquer solicitação considerada questionável pode ser enviada a um membro do corpo docente para uma análise mais aprofundada. Sistemas totalmente integrados podem alertar os alunos se a mudança desejada entrar em conflito com outra aula em sua programação ou se eles não atenderem aos pré-requisitos para ingressar em um determinado curso.
2. Declarar ou alterar um programa de estudo: Permitir que os alunos alternem ou declarem seu curso principal ou secundário. Você pode definir requisitos como um número completo de créditos ou pedir aos alunos que carreguem ou preencham seu plano trimestral para a formatura. Cada envio é então enviado ao consultor apropriado ou ao conselheiro de Serviços de Carreira para revisão.
3. Desistência tardia do curso: usando a automação, você pode definir regras para rejeitar solicitações atrasadas ou encaminhá-las ao membro da equipe apropriado para avaliação.
4. Alterações iniciadas pelo corpo docente: crie um fluxo de trabalho totalmente automatizado para lidar com alterações de notas ou apelações.

Com essas automações instaladas, você pode reduzir significativamente os 20% de tempo integral que os membros do corpo docente dedicam atualmente a tarefas administrativas .

Implementar estratégias de autoatendimento para aumentar a matrícula de alunos

Adicione formulários on-line aos seus portais de alunos que permitem que os alunos autenticados alterem seus nomes, pronomes, atualizem seus dados bio/demográficos e iniciem outras solicitações com uma estratégia de autoatendimento.

Permita que eles carreguem a documentação de suporte de seus telefones. As solicitações de mudança são enviadas ao departamento apropriado para revisão e aprovação antes que a mudança seja confirmada no sistema.

Isso permite que seus alunos façam alterações facilmente de onde estiverem, quando estiverem prontos para fazê-lo. Ele alivia seu escritório de linhas, telefonemas, e-mails e muito mais.

Pedidos do dia a dia

Interrupções no trabalho podem custar seis horas por dia . E quando você sai pela tangente, pode levar 23 minutos e 15 segundos para se concentrar novamente em sua tarefa original.

Uma experiência gratificante para o aluno é uma das vantagens competitivas mais valiosas para as universidades modernas adotarem. Os alunos esperam que as universidades os preparem para o futuro, e você pode usar processos modernos e inovadores para provar que está na vanguarda.